Fini les formulaires papier : les communes de Rochefort et Houyet lancent une plateforme en ligne pour encoder et gérer les événements. Un outil qui simplifie les démarches des organisateurs.
Les communes de Rochefort et de Houyet disposent désormais d'une plateforme numérique pour l'encodage des événements organisés sur leur territoire. Ce nouvel outil centralise toutes les informations et demandes d'autorisation, comme l'explique le bourgmestre de Rochefort, Julien Defaux :
Auparavant, on avait un document papier que les organisateurs remplissaient, nous déposaient, il fallait le faire compléter, etc. Après, tout était pris en charge par l'administration, qui dispatchait vers la police, vers les pompiers, vers d'autres corps également des forces de l'ordre pour avoir un avis sur la légalité, pour voir si on était dans les clous.
Grâce à un lien disponible sur le site de chaque commune, les organisateurs peuvent enregistrer leurs événements en ligne via un formulaire détaillé. L'application Geps, développée par l'asbl Gigwal, propose plusieurs services pour aider les communes et les services publics à optimiser et simplifier leur travail. Philippe Ledent, directeur de Gigwal :
C'est une centralisation des informations, s'assurer que toutes les informations étaient complètes et pouvaient être partagées par chacun et le bénéficiaire. Le but, c'était de pouvoir faciliter les échanges entre les différentes disciplines et surtout, quand il y avait un encodage, que les encodages ne se fassent qu'une seule fois. Auparavant, chacun encodait dans son propre système.
Un gain de temps pour l'administration
Pour Rochefort, qui recense environ 380 événements par an, ce dispositif représente un gain de temps considérable. Le bourgmestre précise :
Normalement, tout événement doit être déclaré à partir du moment où il est public. S'il se passe un événement sur la voie publique également, mais également parce qu'il est ouvert au public. La sécurité doit être évidemment engagée et vérifiée dans les clous. Dans l'utilisation d'une salle des fêtes dans un village pour un mariage, par exemple, l'utilisateur n'est pas obligé de nous signifier ou de nous demander une autorisation puisque c'est un événement privé. Par contre, il est toujours intéressant pour les forces de l'ordre ou pour moi-même de connaître l'organisateur de l'événement en cas de problème.
Les services de secours directement informés
Les informations encodées sont aussi accessibles aux services de secours et à la police, améliorant ainsi la coordination et la gestion des événements. Marjorie Higuera y Vidal, cheffe de corps de la zone Lesse et Lhomme :
Toutes les informations sont accessibles via le bureau d'événement digitalisé, toutes les informations relatives à l'événement même, c'est-à-dire le nombre de personnes, les organisateurs, toutes les informations par rapport aux différentes disciplines sur les lieux, notamment les premiers secours mais aussi les plans sur le terrain.
L'administration communale de Rochefort travaille actuellement au transfert des anciennes demandes papier vers le format digital, mais la plateforme est déjà opérationnelle, tout comme à Houyet.